Informativa relativa al trattamento dei dati personali

(ex artt. 13 e 14, Regolamento UE 2016/679)

  1. Premessa

Il Regolamento UE 2016/679 sulla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (di seguito “Reg. UE 2016/679” o “GDPR”) contiene una serie di norme dirette a garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone.

A seguito della consultazione di questo sito “https://www.gicosystems.com/” (di seguito il “Sito”) possono essere trattati dati relativi a persone identificate o identificabili.

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR nonché della normativa nazionale italiana in materia di protezione dei dati personali costituita tra l’altro dal D.Lgs. n. 101/2018 e dal D.Lgs. 196/2003, viene resa la seguente informativa relativa al trattamento dei dati personali degli Interessati. 

  1. Titolare del trattamento 

Il Titolare del trattamento è Gico Systems S.r.l., (P. IVA 04338740378) – Società Soggetta alla direzione e coordinamento di Rentokil Initial Plc – con sede legale in Via Cavour n. 3 a-b-c, 40012 – Calderara di Reno (BO), (di seguito “Gico” o anche solo il “Titolare”).

I dati di contatto sono i seguenti:

Telefono: 051.6166750

E-mail: gico@gicosystems.com

  1. Categorie di dati personali e fonte dei dati

I dati personali possono essere liberamente forniti dall’Interessato tramite i canali di posta elettronica e/o telefonici e/o form presenti sul Sito o, nel caso di dati di navigazione, raccolti automaticamente durante la navigazione nel Sito.

Dati di navigazione forniti dal computer dell’Utente

In fase di connessione al Sito, i sistemi informatici e le procedure software preposte al loro funzionamento somministrano e/o acquisiscono automaticamente ed indirettamente alcune informazioni (quali, in via meramente esemplificativa, i c.d. “cookie” come specificato nella “Cookie Policy”). Il trattamento di questi dati è necessario al Titolare per garantire all’Utente la migliore esperienza di navigazione possibile e per fornirgli tutte le funzioni e i servizi resi disponibili all’interno del Sito. È possibile, tuttavia, limitare il trattamento di tali dati personali facendo ricorso ad alcune funzionalità rese disponibili dal Sito (con riferimento, in particolare, alla trasmissione di cookie o strumenti analoghi, si rinvia alla “Cookie Policy” del Sito) o dal dispositivo o browser/applicativo di navigazione. In tale eventualità, la navigazione sul Sito potrebbe risultare limitata e alcune delle sue funzioni /servizi potrebbero essere inaccessibili.

Dati forniti volontariamente dal visitatore

Le richieste di contatto e/o informazioni inoltrate dagli Interessati tramite i canali di posta elettronica e/o telefonici  e/o form presenti sul Sito e resi disponibili dal Titolare, comporteranno la raccolta ed il successivo trattamento di dati personali dei soggetti richiedenti (a titolo esemplificativo, l’indirizzo e-mail ed ulteriori dati personali contenuti nel messaggio di posta elettronica o liberamente forniti telefonicamente).

Inoltre, il Titolare tratterà i dati identificativi e di contatto degli Interessati che hanno richiesto la creazione di un proprio account per l’accesso all’area riservata consentita ai soli soggetti registrati (a titolo esemplificativo, nome azienda, indirizzo e-mail, numero di telefono, etc.).

I dati personali trattati da Gico sono raccolti di norma direttamente presso l’Interessato e da questi liberamente forniti. 

Il trattamento dei dati personali avverrà secondo le finalità di seguito indicate e sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’Interessato.

  1. Finalità del trattamento e base giuridica

I dati raccolti saranno trattati per le seguenti finalità:

  1. a) riscontrare le richieste di informazioni provenienti dall’Interessato mediante l’invio di posta elettronica all’indirizzo email e più in generale ai canali di contatto indicati nel Sito; 
  2. b) consentire la registrazione dell’Interessato all’area riservata del Sito mediante la creazione e la successiva gestione tecnica ed amministrativa dell’account dell’Interessato per usufruire del servizio di reportistica on-line;
  3. c) per lo svolgimento di attività amministrativa connessa al buon funzionamento del Sito;
  4. d) per adempiere ad obblighi previsti da leggi e regolamenti ai quali è soggetto il Titolare e/o eseguire ordini di Autorità a ciò legittimate.

La base giuridica del trattamento è costituita:

– per la finalità di cui sub a) e c), dal legittimo interesse del Titolare a riscontrare le richieste di contatto o informazioni pervenute (art. 6, par. 1, lett. (f) Reg. Ue 2016/679);

– per la finalità sub b), dalla corretta e puntuale esecuzione del contratto di cui l’Interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6, par. 1, lett. (b) Reg. Ue 2016/679);

–   per la finalità sub d), dall’adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. (c) Reg. Ue 2016/679). 

Il conferimento dei dati nonché la loro comunicazione alle categorie di soggetti indicate al paragrafo 7 non è obbligatorio ma l’eventuale rifiuto dell’Interessato a fornire i propri dati comporterà l’oggettiva impossibilità per Gico di riscontrare le richieste di contatto e/o informazioni pervenute nonché di poter adempiere correttamente ai propri obblighi legali e contrattuali. 

  1. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità dichiarate nel presente documento e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità alle norme vigenti.

In caso di trattamento effettuato con modalità di elaborazione elettronica e non, nonché mediante sistemi di gestione e storage anche con hardware e software all’avanguardia, Gico può utilizzare società di servizi terze che saranno rese edotte delle proprie responsabilità con comunicazione di nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. 

  1. Periodo di conservazione dei dati

I dati raccolti verranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati (“principio di limitazione della conservazione”, art. 5 Regolamento UE 2016/679), fermo restando i casi di ottemperanza ad un obbligo di legge o di ordine di un’autorità. La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali saranno cancellati, distrutti o resi anonimi, fatti salvi gli eventuali termini di conservazione previsti dalla legge. Pertanto, allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei dati non potranno più essere esercitati.

  1. Categorie di soggetti cui possono essere comunicati i dati

In taluni casi l’esecuzione del complesso delle attività connesse e/o strumentali alla gestione delle richieste comporta da parte di Gico la comunicazione di dati personali degli Interessati:

– a dipendenti e/o collaboratori del Titolare in qualità di persone autorizzate al trattamento dei dati e/o amministratori di sistema;

– ai soggetti le cui facoltà di accedervi siano riconosciute da disposizioni di legge;

– a società o soggetti terzi che svolgono per il Titolare attività strettamente connesse o strumentali all’operatività del Sito. I dati personali forniti dagli utenti che inoltrano richieste sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e sono comunicati a terzi solo nel caso ciò sia a tal fine necessario. Al di fuori di questi casi i dati personali non saranno comunicati salvo previsioni contrattuali o di legge ovvero salvo specifico consenso richiesto all’Interessato. In questo senso i dati personali potrebbero essere trasmessi a terze parti ma solo ed esclusivamente nel caso in cui a) vi sia consenso esplicito dell’Interessato a condividere i dati con terze parti; b) vi sia la necessità di condividere con terzi le informazioni al fine di prestare il servizio richiesto c) ciò sia necessario per adempiere a richieste della autorità giudiziaria o pubblica sicurezza.

I soggetti appartenenti alle categorie alle quali i dati possono essere comunicati effettueranno il trattamento dei dati medesimi e li utilizzeranno a seconda dei casi in qualità di Responsabili del Trattamento espressamente nominati da parte del Titolare ai sensi di legge o, piuttosto, in qualità di autonomi titolari.

Il Titolare designa persone autorizzate al trattamento tutti gli addetti anche pro tempore, e i collaboratori anche occasionali, che svolgono mansioni che comportano il trattamento di dati personali.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare. 

  1. Luogo di trattamento

I dati verranno trattati dal Titolare del trattamento presso la propria sede legale.

  1. Trasferimento di dati personali extra – UE

I dati personali degli Interessati sono conservati su server ubicati presso la sede legale del Titolare nonché presso la sede della società di service all’interno dell’Unione Europea.  Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, tali soggetti saranno nominati Responsabili del Trattamento ed il trasferimento dei dati personali a tali soggetti, limitatamente allo svolgimento di specifiche attività di Trattamento, sarà regolato in conformità a quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del Regolamento e autorizzato in base a specifiche decisioni dell’Unione Europea. Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei dati personali basando tale trasferimento: a) su decisioni di adeguatezza dei paesi terzi destinatari espressi dalla Commissione Europea; b) su garanzie adeguate espresse dal soggetto terzo destinatario ai sensi dell’art. 46 del Regolamento UE 2016/679; c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa.

  1. Diritti degli interessati

L’interessato può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti:

– Diritto di accesso dell’interessato (art. 15 GDPR): l’Interessato ha diritto di ottenere dal Titolare conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri dati personali e, in tal caso, l’accesso alle informazioni espressamente previste dall’articolo citato, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo le finalità del trattamento, le categorie di dati e destinatari, il periodo di conservazione, l’esistenza del diritto di cancellazione, rettifica o limitazione, il diritto di proporre reclamo, tutte le informazioni disponibili sull’origine dei dati, l’eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 del Regolamento, nonché copia dei propri dati personali;

– Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): l’Interessato ha diritto di ottenere dal titolare la rettifica e/o l’integrazione dei dati personali inesatti che lo riguardano, senza ingiustificato ritardo;

– Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) (art. 17 GDPR): l’interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo, se sussiste uno dei motivi espressamente previsti dall’articolo citato, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo il venir meno della necessità del trattamento rispetto alle finalità, la revoca del consenso su cui si basa il trattamento, opposizione al trattamento nel caso in cui sia basato su interesse legittimo non prevalente, trattamento illecito dei dati, cancellazione per obblighi di legge;

– Diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR): nei casi previsti dall’art. 18, tra cui il trattamento illecito, la contestazione dell’esattezza dei dati, l’opposizione dell’interessato e il venir meno del bisogno trattamento da parte del titolare, i dati dell’Interessato devono essere trattati solo per la conservazione salvo il consenso dello stesso e gli altri casi previsti espressamente dall’articolo citato;

– Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR): l’Interessato, nei casi in cui il trattamento si basi sul consenso e sul contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati, potrà richiedere di ricevere i propri dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e ha diritto di trasmetterli a un altro titolare;

– Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): l’Interessato ha diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, nel caso in cui il trattamento sia basato su interesse legittimo non prevalente o venga effettuato per finalità di marketing diretto;

– il Diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy); 

– nonché, più in generale, esercitare tutti i diritti che gli sono riconosciuti dalle vigenti disposizioni di legge.

  1. Modalità di esercizio dei diritti

L’Interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti a lui attribuiti inviando una raccomandata a.r. a Gico Systems S.r.l., presso la sua sede legale in Via Cavour n. 3 a-b-c, 40012 – Calderara di Reno (BO) ovvero una mail all’indirizzo: gico@gicosystems.com

 

Data ultima modifica

Maggio 2021